Należności i sprzedaż

Nasi doświadczeni projektanci systemu, w przeszłości pracujący w hotelu, wiedzą jak ważnym elementem programu hotelowego jest prosta w obsłudze i elastyczna forma rozliczenia gościa. Wyszliśmy z założenia, że z jednego miejsca w programie należy umożliwić użytkownikowi kontrolę należności oraz sprawne rozliczanie pobyt gościa. Dlatego, wszystkie obciążenia Twoich gości przechowywane są w jednym miejscu w programie. Taka funkcjonalność daje możliwość w łatwy sposób rozliczyć gościa a następnie go wymeldować.
Wspólne miejsce przechowywania obciążeń to również elastyczność i prostota obsługi grup zorganizowanych, które najczęściej kończą pobyt wspólnym rozliczeniem wszystkich pokoi. W przypadkach wspólnego, grupowego rozliczenia zdarza się, że istnieje konieczność wyodrębnienia należności, które klient grupowy musi opłacić we własnym zakresie (np.: minibarek). Dla naszego programu żadna z tych sytuacji nie stanowi problemu. Przewidzieliśmy takie scenariusze i wyposażyliśmy nasz program w możliwość obsługi tego rodzaju rozliczeń.

Korzyści stosowania elementów sprzedaży i obsługi należności w programie Chart

Wygoda

rozliczenie wszystkich lub wybranych usług z jakich korzystał Klient lub grupa Klientów
wyliczenie obciążeń Gościa wg. aktualnych parametrów jego rezerwacji
rachunki gastronomiczne z programu POS automatycznie przenoszone są na konta rozliczeniowe Klienta
„routing obciążeń” – automatyczne przenoszenie obciążeń z Gościa na konto grupy
określenie płatnika należności za pokój, na którym gromadzone są obciążenia
proporcjonalny podział opłat za nocleg i wyżywienie dla każdego Gościa w pokoju
przechowywanie odroczonych płatności na osobnych kontach
modyfikacja obciążeń zależna od potrzeb: grupowanie i rozgrupowywanie, scalanie i podział
nieograniczona ilość dodatkowych usług przechowywanych na rachunku Gościa
automatyczne naliczanie obciążeń za połączenia telefoniczne
dokument sprzedaży wystawiany z obciążeń lub ręczny bez wcześniej naliczonych należności
walutowe dokumenty sprzedaży
możliwość ustalenia domyślnej formy płatności, skracającej czas wystawiania dokumentów

Elastyczność

szerokie możliwości zmiany treści dokumentów sprzedażowych – zależne od uprawnień
samodzielnie ustawiane okresy księgowe
definiowalne formy płatności
swoboda ustawienia numerowania dokumentów oraz ich formatów
możliwość prowadzenia dwóch osobnych rejestrów faktur
kontrola przyjętych zaliczek
automatycznie włączona lub opcjonalna fiskalizacja faktur
konfigurowalne logo hotelu na wydrukach faktur

Kontrola

rejestracja każdej, przeprowadzonej operacji wykonanej przez użytkownika
ustawianie uprawnień określających poziom dostępu do poszczególnych funkcji (np. usuwania dokumentów lub wystawiania korekt)
możliwość drukowania szczegółowego rachunku informacyjnego zawierającego dane dotyczące Gości i ich obciążeń
podgląd dokumentów archiwalnych
przesyłanie utworzonych dokumentów zapłaty do systemu finansowo-księgowego